PERENCANAAAN SARANA DAN PRASARANA PERSEKOLAHAN

A. Hakikat Perencanaan Sarana dan Prasarana Persekolahan

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005), kataperencanaan berasal dari kata rencana yang mempunyai arti rancangan atau rangka dari sesuatu yang akan dilakukan atau dikerjakan pada masa yang akan datang. Menurut Terry (2005), perencanaan adalah menetapkan pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang digariskan. Hal senada juga dikemukakan oleh Nana Sudjana (2002) bahwa perencanaan adalah

proses yang sistematis dalam pengambilan keputusan tentang tindakan yang akan dilakukan pada waktu yang akan datang.

Selanjutnya, oleh Dwiantara dan Sumarto (2004) dikemukakan bahwa perencanaan adalah merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan, dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengadaan, pengelolaan, penggunaan, pengorganisasian, maupun pengendalian sarana dan prasarana.

Berdasarkan pengertian di atas, pada dasarnya perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan

sesuai dengan kebutuhan.

Dengan demikian perencanaan sarana dan prasarana persekolahan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan sekolah.

B. Tujuan Perencanaan Sarana dan Prasarana Persekolahan

Pada dasarnya tujuan diadakannya perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan adalah:

  1. Untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan,
  2. Untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi dalam pelaksanaannya. Salah rencana dan penentuan kebutuhan merupakan kekeliruan dalam menetapkan kebutuhan sarana dan prasarana yang kurang/tidak memandang kebutuhan ke depan, dan kurang cermat dalam menganalisis kebutuhan sesuai dengan dana yang tersedia dan tingkat kepentingan.

C. Manfaat Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Persekolahan

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan, yaitu:

(1) Dapat membantu dalam menentukan tujuan,

(2) Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan,

(3) Menghilangkan ketidakpastian, dan

(4) Dapat dijadikan sebagai

suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan,

pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan dapat

berjalan secara efektif dan efisien.

D. Unsur-Unsur yang Terlibat Dalam Perencanaan Sarana dan

Prasarana Persekolahan

Agar maksud pemenuhan tuntutan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan yang sesuai dengan kebutuhan maka dalam kegiatan perencanaan perlu mengikut sertakan berbagai unsur atau pihak yang terkait di dalam pengembangan sarana dan prasarana sekolah. Tujuannya adalah agar unsur atau pihak yang terkait dapat memberikan masukan sesuai dengan bidang keahliannya. Dalam hal ini maka unsur-unsur yang perlu dilibatkan adalah : Kepala sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Guru, Kepala Tata Usaha dan Bendahara, serta BP3 atau Komite Sekolah.

E. Persyaratan yang Harus Diperhatikan dalam Perencanaan

Sarana dan Prasarana Pendidikan Persekolahan.

Dalam perencanaan sarana dan prasaran pendidikan persekolahan, maka ada beberapa persyaratan-persyaratan yang harus diperhatikan sebagai berikut;

  1. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas proses belajar mengajar.
  2. Perencanaan harus jelas.

Untuk hal tersebut maka kejelasan suatu rencana dapat dilihat pada:

Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai serta ada penyusunan perkiraan biaya/harga keperluan pengadaan.

  1. Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan.
  2. Petugas pelaksana, misalnya; guru. Karyawan, dan lainlain.
  3. Bahan dan peralatan yang dibutuhkan.
  4. Kapan dan di mana kegiatan dilaksanakan.
  5. Harus diingat bahwa suatu perencanaan yang baik adalah yang realistis, artinya rencana tersebut dapat dilaksanakan..
  6. Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan.
  7.  Mengikuti pedoman (standar) jenis, kuantitas dan kualitas sesuai dengan skala prioritas.
  8.  Perencanaan pengadaan sesuai dengan plafond anggaran yang disediakan.
  9. Mengikuti prosedur yang berlaku.
  10.  Mengikutsertakan unsur orang tua murid,
  11. Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi dan kondisi yang tidak disangka-sangka.
  12.  Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5 tahun), jangka panjang (10 – 15 tahun).

F. Prosedur Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Persekolahan.

Untuk perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:

G. Identifikasi dan Menganalisis Kebutuhan Sekolah

Identifikasi adalah pencatatan dan pendaftaran secara tertib dan teratur terhadap seluruh kebutuhan sarana dan prasarana sekolah yang dapat menunjang kelancaran proses belajarar mengajar, baik untuk kebutuhan sekarang maupun yang akan datang. Hal-hal yang terkait dalam identifikas dan menganalisis kebutuhan sarana dan prasarana di sekolah, di antaranya adalah sebagai berikut:

a. Adanya kebutuhan sarana dan prasarana sesuai dengan perkembangan sekolah.

b. Adanya sarana dan prasarana yang rusak, dihapuskan, hilang atau sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan penggantian.

c. Adanya kebutuhan sarana dan prasarana yang dirasakan pada jatah perorangan jika terjadi mutasi guru atau pegawai sehingga turut mempengaruhi kebutuhan sarana dan

prasarana.

d. Adanya persedian sarana dan prasarana untuk tahun anggaran mendatang.

 Inventarisasi Sarana dan Prasarana Yang Ada

Setelah identifikasi dan analisis kebutuhan dilakukan, selanjutnya diadakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan dan pencatatan barang-barang milik sekolah ke dalam suatu daftar inventaris secara teratur menurut ketentuan yang belaku.

 Mengadakan Seleksi

Dalam tahapan mengadakan seleksi, perencanaan sarana dan prasarana meliputi:

a. Menyusun konsep program

Prinsip dalam menyusun program:

1) Ada penanggung jawab yang memimpin pelaksanaan program

2) Ada kegiatan kongkrit yang dilakukan

3) Ada sasaran (target) terukur yang ingin dicapai

4) Ada batas waktu

5) Ada alokasi anggaran yang pasti untuk melaksanakan program.

b. Pendataan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pendataan barang:

1) Jenis barang

2) Jumlah barang

3) Kondisi (kualitas) barang.

Sumber Anggaran/Dana

Pendanaan untuk pengadaan, pemeliharaan, penghapusan, dan lain-lain dibebankan dari APBN/APBD, dan bantuan dari BP3 atau Komite Sekolah. Adapun perencanaan anggaran dilaksanakan dalam jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Fungsi perencanaan penganggaran adalah untuk memutuskan rincian menurut standar yang berlaku terhadap jumlah dana yang telah ditetapkan sehingga dapat menghindari pemborosan.

G. Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak dan Barang Tidak

Bergerak

1. Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak.

a. Barang habis pakai.

  1. Menyusun daftar sarana sekolah yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan sekolah tiap bulan.
  2. Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan.
  3. Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan, tengah tahunan, dan kemudian menjadi rencana tahunan.

b. Barang tidak habis dipakai.

  1. Menganalisis dan menyusun keperluan sarana dan prasaran sesuai dengan rencana kegiatan sekolah serta memperhatikan fasilitas yang masih ada dan yang masih dapat dipakai.
  2. Memperkirakan biaya sarana dan prasarana yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan.
  3. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.

2. Perencanaan pengadaan barang tidak bergerak.

a. Tanah

  1. Menyusun rencana pengadaan tanah berdasarkan analisis kebutuhsn bangunan yang akan didirikan serta lokasi yang ditentukan berdasarkan pemetaan sekolah.
  2. Mengadakan survai tentang adanya fasilitas sekolah seperti: jalan, listrik, air, telepon, transportasi dan sebagainya.
  3. Mengadakan survai harga tanah.
  4. Menyusun rencana anggaran biaya bangunan.

b. Bangunan

Menyusun rencana bangunan yang akan didirikan berdasarkan analisis kebutuhan secara lengkap dan teliti.

  1. Mengadakan survai terhadap tanah dimana bangunan akan didirikan, hal luasnya, kondisi, situasi, status, perizinan dan sebagainya.
  2. Menyusun rencana konstruksi dan arsitektur bangunan sesuai pesanan.
  3. Menyusun rencana anggaran biaya sesuai harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.
  4. Menyusun pentahapan rencana anggaran biaya (RAB) yang disesuaikan dengan rencana pentahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang akan disediakan setiap tahun, dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan
  5. berdasarkan kebijakan Dinas Pendidikan.

PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN

PERSEKOLAHAN

A. Hakikat Pengadaan Sarana dan Prasarana Persekolahan

Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana dan prasarana pendidikan persekolahan yang sesuai dengan kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam konteks persekolahan, pengadaan merupakan segala kegiatan yang dilakukan dengan cara menyediakan semua keperluan barang atau jasa berdasarkan hasil perencanaan dengan maksud untuk menunjang kegiatan pembelajaran agar berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan persekolahan. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana pendidikan

persekolahan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.

B. Cara-cara Pengadaan Sarana dan Prasarana Sekolah

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan. Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan tersebut adalah sebagai berikut.

1. Pembelian

Pembelian adalah merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dengan jalan sekolah membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah sarana dan prasarana sesuai dengan

kesepakatan kedua belah pihak. Pembelian dilakukan apabila anggarannya tersedia, seperti pembelian meja, kursi, bangku, lemari, papan tulis, wirelles, dan sebagainya. Pengadaan sarana dan prasarana dengan cara pembelian ini merupakan salah satu cara

yang dominan dilakukan sekolah dewasa ini.

2. Pembuatan Sendiri

Pembuatan sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dengan jalan membuat sendiri yang biasanya dilakukan oleh guru, siswa, atau pegawai. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektifitas dan efesiensinya apabila dibandingkan dengan cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan yang lain. Pembuatan sendiri biasanya dilakukan terhadap sarana dan prasarana pendidikan yang sifatnya sederhana dan murah, misalnya alat-alat peraga yang dibuat oleh guru atau murid.

3. Penerimaan Hibah atau Bantuan

Penerimaan hibah atau bantuan yaitu merupakan cara pemenuhan sarana dan prasaran pendidikan persekolahan dengan jalan pemberian secara cuma-cuma dari pihak lain. Penerimaan hibah atau bantuan harus dilakukan dengan membuat berita acara.

4. Penyewaan

Yang dimaksud dengan penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dengan jalan pemanfaatan sementara barang milik pihak lain untuk kepentingan sekolah dengan cara membayar berdasarkan perjanjian

sewa-menyewa. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan prasarana bersifat sementara dan temporer.

5. Pinjaman

Yaitu penggunaan barang secara cuma-cuma untuk sementara waktu dari pihak lain untuk kepentingan sekolah berdasarkan perjanjian pinjam meminjam. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila

kebutuhan sarana dan prasarana bersifat sementara dan temporer dan harus mempertimbangkan citra baik sekolah yang bersangkutan.

6. Pendaurulangan

Yaitu pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara memanfaatkan barang yang sudah tidak terpakai menjadi barang yang berguna untuk kepentingan sekolah.

7. Penukaran

Penukaran merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan jalan menukarkan sarana dan prasarana yang dimiliki dengan sarana dan prasarana yang dibutuhkan organisasi atau instansi lain. Pemilihan cara pengadaan

sarana dan prasarana jenis ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah pihak, dan sarana/prasarana yang dipertukarkan harus merupakan sarana dan prasarana yang sifatnya berlebihan atau dipandang dan dinilai sudah

tidak berdaya guna lagi.

8. Perbaikan atau Rekondisi

Perbaikan merupakan cara pemenuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan jalan memperbaiki sarana dan prasarana yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit sarana dan prasarana maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen sarana dan prasarana yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit, dan pada akhirnya satu atau beberapa unit sarana dan prasarana tersebut dapat dioperasikan atau difungsikan.

 

C. Prosedur Pengadaan Sarana dan Prasarana Pendidikan dan

Implementasinya

Prosedur pengadaan barang dan jasa harus mengacu kepada Kepres No. 80 tahun 2003 yang telah disempurnakan dengan Permen No. 24 tahun 2007. Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah umumnya melalui prosedur sebagai berikut:

  1. Menganalisis kebutuhan dan fungsi sarana dan prasarana.
  2. Mengklasifikasikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
  3. Membuat proposal pengadaan sarana dan prasarana yang ditujuakan kepada pemerintah bagi sekolah negeri dan pihak yayasan bagi sekolah swasta.
  4. Bila disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya untuk mendapat persetujuan dari pihak yang dituju.
  5. Setelah dikunjungi dan disetujui maka sarana dan prasarana akan dikirim ke sekolah yang mengajukan permohonan pengadaan sarana dan prasarana tersebut.

D. Proses Pengadaan Berbagai Jenis Sarana dan Prasarana

Sekolah

Berikut dijelaskan pengadaan berbagai jenis sarana dan prasarana pendidikan persekolahan:

1. Buku

Yang dimaksud dengan buku disini ialah buku pelajaran, buku bacaan, buku perpustakaan dan buku-buku lainnya. Buku yang dapat dipakai oleh sekolah meliputi buku teks utama, buku teks pelengkap, buku bacaan baik fiksi maupun non fiksi, buku sumber dan sebagainya. Tentang jenis-jenis buku harus mengacu pada standar di atas yang antara lain meliputi:

  1. Buku teks utama adalah buku pokok yang menjadi pegangan guru dan murid yang subtansinya mengacu pada kurikulum yang berlaku.
  2. Buku teks pelengkap adalah buku yang sifatnya membantu atau merupakan tambahan buku teks utama yang digunakan oleh murid dan guru yang seluruh isinya menunjang kurikilum.
  3. Buku bacaan non fiksi adalah buku bacaan yang ditulis berdasarkan fakta atau kenyataan. Pada umumnya buku bacaan non fiksi menunjang salah satu bidang studi. Sistematika penyusunannya tidak seperti buku teks pelengkap tetapi disajikan secara populer.
  4. Buku bacaan fiksi adalah buku bacaan yang ditulis tidakberdasarkan fakta atau kenyataan, melainkan berdasarkankhayalan penulis. Isi buku bacaan fiksi biasanya berbentuk cerita yang tidak benar-benar terjadi.

Untuk pengadaan buku dapat dilakukan dengan 4 cara, yaitu:

a. Membeli

b. Menerbitkan sendiri

c. Menerima bantuan/hadiah

d. Menukar.

Dalam hal ini yang biasa dilakukan oleh sekolah adalah membeli dan menerima bantuan/hibah. Sebab jika menerbitkan sendiri akan sangat membutuhkan waktu yang lama, sedangkan jika menukar tidak semua materi akan sesuai dengan materi yang diajarkan atau dengan kurikulum.

2. Alat

Alat yang dimaksud dalam hal ini terdiri atas alat-alat kantor dan alat-alat pendidikan. Adapun yang termasuk alat kantor ialah alat-alat yang biasa digunakan di kantor seperti: mesin tulis, mesin hitung, mesin stensil, komputer, alat-alat pembersih dan sebagainya.

Sedangkan yang termasuk dalam alat pendidikan ialah alat-alat yang secara fungsional digunakan dalam proses belajar mengajar seperti alat peraga, alat praktik, alat laboratorium, alat kesenian, alat olah raga dan sebagainya. Pengadaan alat kantor dan alat pendidikan dapat dilaksanakan dengan cara:

a. Membeli

b. Membuat sendiri

c. Menerima bantuan/ hibah/hadiah.

3. Perabot

Perabot ialah barang-barang yang berfungsi sebagai tempat untuk menulis, istirahat, tempat penyimpanan alat atau bahan.

Contoh: meja, kursi, lemari, rak, filling kabinet dan sebagainya. Dalam pengadaan perabot sekolah, maka ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan seperti segi antropometri, ergonomi. Estetika, dan segi ekonomis.

  1. Antropometri, artinya pengadaan perabot dengan memperhitungkan tinggi badan atau ukuran penggal-penggal tubuh pemakai (misalnya siswa dan tenaga kependidikan
  2. lainnya).
  3. Ergonomis, maksudnya perabot yang akan diadakan tersebut memperhatikan segi kenyamanan, kesehatan, dan keamanan pemakai,
  4. Estetis, yaitu perabot tersebut hendaknya menyenangkan untuk dipakai karena bentuk dan warnanya menarik.
  5. Ekonomis, maksudnya perabot bukan hanya berkaitan dengan harganya tetapi merupakn transformasi wujud efisiensi dan efektifitas dalam pengadaan dan pendayagunaannya.

4. Bangunan

Pengadaan bangunan dapat dilaksanakan dengan cara:

a. Membangun bangunan baru

Membangun bangunan baru meliputi:

  1. Mendirikan, memperbaharui (rehabilitasi/renovasi), memper-luas, mengubah dengan cara membongkar seluruh atau sebagian bangunan gedung.
  2. Pembuatan pagar halaman, jalan, pengerasan halaman, pemasangan pompa/menara air, pengadaan listrik.
  3. Kegiatan pekerjaan tanah yang meliputi; pengurugan tanah, perbaikan tanah dan penyelidikan tanah.
  4. Membangun baru terdiri dari kegiatan perencanaan, kegiatan pelaksanaan, dan kegiatan pengawasan lapangan.

b. Membeli bangunan

  1. Pada prinsipnya membeli bangunan yang sudah jadi termasuk tanahnya tidak diperbolehkan. Tetapi dalam hal24 hal luar biasa, dapat diusulkan kepada Menteri Keuangan dan Ketua Bappenas dengan disertai alasan-alasan yang kuat melalui Menteri Pendidikan Nasional.
  2. Setelah ada persetujuan dan dananya sudah tersedia, selanjutnya dilakukan penawaran harga dari pemiliknya melalui Panitia Pembebasan Tanah setempat yang dibentuk berdasarkan kepres 80 tahun 2003.
  3. Apabila antara harga penawaran dan harga penaksiran Panitia sudah ada kecocokan, maka dapat langsung diselesaikan akte jual beli di depan Notaris/Pejabat Pembuat akte Tanah dan selanjutnya diselesaikan balik nama sertifikat tanah.

1)      c. Menyewa bangunan

2)      Apabila diperlukan untuk keperluan gedung sekolah, gudang dan sebagainya, maka suatu instansi diperkenankan untuk menyewa bangunan, dengan syarat anggaran untuk membayar sewa itu harus sudah tersedia lebih dahulu.

3)      Untuk menetapkan besarnya sewa, pemilik bangunan perlu dimintakan pengesahan/penetapan lebih dahulu kepada Panitia Sewa Menyewa atau Kantor Urusan

4)      Perumahan setempat.

5)      Setelah ditetapkan sewanya, dibuat Surat Perjanjian (kontrak) antara pihak penjual dan pihak yang menyewakan, jika dianggap perlu dilakukan dengan akte notaris.

6)      Gedung sekolah milik swasta (bersubsidi) dahulu pernah mendapat subsidi dari Pemerintah cq Departemen Pendidikan Nasional, apabila dipakai oleh sekolah negeri,

7)      berdasarkan peraturan subsidi yang sekarang masih berlaku tidak perlu dibayar sewanya, tetapi pemakai wajib memelihara bangunan tersebut sebagaimana mestinya.

d. Menerima hibah bangunan

1)      Departemen Pendidikan Nasional dapat menerima hibah bangunan berikut tanah dari pihak lain (Pemerintah Daerah/ Swasta).

2)      Agar ada dasar hukumnya, sebaiknya pelaksanaannya dilakukan dengan Akte Notaris Pejabat Pembuat Akte tanah setempat.

e. Menukar bangunan

1)      Penukaran bangunan atau pemindahtanganan barang tidak bergerak milik negara pada umumnya diatur dalam Keputusan Presiden tentang pelaksanaan APBN, yaitu segala sesuatu harus mendapat persetujuan Menteri Keuangan terlebih dahulu.

2)      Bangunan milik negara yang tidak memenuhi fungsinya lagi, lokasinya terlalu ramai atau tanahnya terlalu sempit untuk diadakan perluasan bangunan, dapat diusulkan untuk ditukarkan dengan bangunan milik pihak lain yang sudah jadi atau masih akan dibangun di lokasi lain. Usul penukaran diajukan kepada Menteri Pendidikan Nasional dengan dilampiri:

a)      Alasan-alasan penukaran

b)      Penaksiran sementara harga tanah/bangunan lama

c)      Penaksiran sementara harga tanah/bangunan baru

d)     Surat-surat pemilikan tanah/bangunan lama

e)      Gambar situasi/denah dari tanah/bangunan lama

f)       Gambar situasi/denah dari tanah/bangunan baru.

Catatan: Pada prinsipnya usul penukaran itu menguntungkan Negara dalam arti Pemerintah mendapat penggantian tanah/bangunan baru yang lebih luas dan memenuhi persyaratan.

3)      Setelah mendapat persetujuan dari Menteri Keuangan, maka perlu dibentuk Panitia Penaksir yang terdiri atas wakil-wakil dari Departemen Pendidikan Nasional, Departemen Keuangan, Departeman Kimpraswil, Departemen Dalam Negeri, BPN dan Pemerintah Daerah, untuk menetapkan penaksiran harga tanah/bangunan yang lama dan harga tanah/bangunan baru.

4)      Apabila kedua penaksiran itu sudah disepakati, maka dapat diselesaikan Surat Perjanjian Penukaran di depan Notaris Pejabat Pembuat Akte Tanah. Penyerahan tanah/bangunan lama, baru boleh dilakukan setelah tanah/bangunan baru selesai dibangun menurut Surat

5)      Perjanjian dan diteima baik oleh Departemen Pendidikan Nasional.

6)      Selanjutnya diselasaikan balik nama sertifikat tanah/bangunan baru, dan diselasaikan pula

7)      penghapusan tanah/bangunan lama dari daftar inventaris dengan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional.

5. Tanah

Pengadaan tanah dapat dilaksanakan dengan cara:

1) Membeli

2) Menerima bantuan/hadiah

3) Menukar

Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukan pengadaan tanah adalah:

Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya sesuai dengan keperluan.

1)      Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik sesuai dengan maksud serta memperhatikan perencanaan tata bangunan.

2)      Mengadakan survai terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air, dan alat pengangkutan.

3)      Mengadakan survai harga tanah di lokasi yang telah ditentukan untuk bahan pengajuan rencana anggaran dari hasil survai.

4)      Mengajukan rencana anggaran kepada Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dengan melampirkan data yang telah disusun.

 

E. Pengendalian Dalam Pengadaan

Pengadaan barang, baik yang dilakukan sendiri oleh sekolah maupun dari luar sekolah, hendaknya dapat dicatat sesuai dengan keadaan dan kondisinya. Hal itu dimaksudkan sebagai upaya pengecekan, serta melakukan pengontrolan terhadap keluar/masuknya barang atau sarana dan prasarana milik sekolah. Catatan tersebut dituangkan dalam format pengadaan sarana dan prasarana pendidikan yang disajikan dalam bentuk tabel sebagai rujukan bagi sekolah dalam melakukan aktivitas pengadaan sarana dan prasarana untuk sekolah.


PEMELIHARAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN

PERSEKOLAHAN

A. Hakikat Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Persekolahan

Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan untuk melaksanakan pengurusan dan pengaturan agar semua sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdayaguna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan

pendidikan.

Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan mencakup segala daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari

pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.

B. Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan

1. Tujuan pemeliharaan

Untuk mengoptimalkan usia pakai perlatan. Hal ini sangat penting terutama jika dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli suatu peralatan akan jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan merawat bagian dari peralatan tersebut.

  1. Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
  2. Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pencekkan secara rutin dan teratur.
  3. Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang
  4. menggunakan alat tersebut.

2. Manfaat pemeliharaan

  1. Jika peralatan terpelihara baik, umurnya akan awet yang berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
  2. Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.
  3. Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol sehingga menghindar kehilangan.
  4. Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan dipandang,
  5. Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaan yang baik.

C. Macam-macam Pekerjaaan Pemeliharaan

1. Perawatan terus menerus (teratur, rutin)

a. Pembersihan saluran drainase dari sampah dan kotoran

b. Pembersihan ruangan-ruangan dan halaman dari sampah dan kotoran

c. Pembersihan terhadap kaca, jendela, kursi, meja, lemari, dan lain-lain

d. Pembabatan rumput dan semak yang tidak teratur

e. Pembersihan dan penyiraman kamar mandi/wc untuk menjaga kesehatan.

2. Perawatan berkala

a. Perbaikan atau pengecatan kusen-kusen, pintu, tembok dan komponen bangunan lainnya yang sudah terlihat kusam

b. Perbaikan mebeler (lemari, kursi, meja, dan lain-lain)

c. Perbaikan genteng rusak/pecah yang menyebabkan kebocoran

d. Pelapisan plesteran pada tembok yang retak atau terkelupas

e. Pembersihan dan pengeringan lantai, halaman atau selasar yang terkena air hujan/air tergenang.

3. Perawatan darurat

  1. Dilakukan terhadap kerusakan yang tidak terduga sebelumnya dan berbahaya/merugikan apabila tidak diantisipasi secepatnya
  2. Perbaikan yang sifatnya sementara dan harus cepat selesai supaya;
  • Kerusakan tidak bertambah parah
  • Proses pembelajarantidak terganggu
  1. Dilaksanakan secara swakelola
  2. Harus segera dilakukan perbaikan permanen.

4. Perawatan preventif

Perawatan preventif adalah perawatan yang dilakukan pada selang waktu tertentu dan pelaksanaannya dilakukan secara rutin dengan beberapa kriteria yang ditentukan sebelumnya. Pada dasarnya perawatan preventif merupakan cara perawatan sarana dan prasarana yang dilakukan sebelum sarana dan prasarana tersebut mengalami kerusakan Tujuannya adalah untuk mencegah atau mengurangi kemungkinan sarana dan prasarana tidak bekerja dengan normal dan membantu agar sarana dan prasarana dapat aktif sesuai

dengan fungsinya.

Pekerjaan yang tergolong perawatan preventif adalah melihat, memeriksa, menyetel, mengkalibrasi, meminyaki, penggantian suku cadang dan sebagainya. Adapun langkah-langkah dalam perwatan preventif adalah:

a. Menyusun program perawatan preventif di sekolah

b. Membentuk tim pelaksana perawatan preventif sekolah yang terdiri atas; Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Kepala Tata Usaha, BP3 atau Komite Sekolah

c. Menyiapkan jadwal tahunan kegiatan perawatan untuk setiap peralatan dan fasilitas sekolah

d. Menyiapkan lembar evaluasi untuk menilai hasil kerja perawatan pada masing-masing bagian sekolah

e. Memberi penghargaan bagi mereka yang berhasil meningkatkan kinerja peralatan sekolah dalam rangka meningkatkan kesadaran dalam merawat sarana dan prasarana sekolah.

D. Bentuk-bentuk Upaya Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Pendidikan

1. Berdasarkan kurun waktu

Upaya pemeliharaan menurut ukuran waktu dapat dilakukan:

a. Pemeliharaan sehari-hari

Pemeliharaan ini dapat dilakukan setiap hari (setiap akan/sesudah memakai). Pemeliharaan ini dilakukan oleh pegawai yang menggunakan barang tersebut dan

bertanggung jawab atas barang itu, misalnya; pengemudi mobil, pemegang mesin tik, mesin stensil dan sebagainya, harus memelihara kebersihan dan memperbaiki kerusakankerusakan kecil.

b. Pemeliharaan berkala

Pemeliharaan ini dapat dilakukan secara berkala atau dalam jangka waktu tertentu sesuai petunjuk penggunaan (manual), misalnya 2 atau 3 bulan sekali dan sebagainya (seperti mesin tulis) atau setelah jarak tempuh tertentu (kendaraan bermotor) atau jam pakai tertentu (mesin statis). Upaya pemeliharaan ini biasanya dilakukan sendiri oleh pemegangnya/penanggung jawabnya atau memanggil ahli untuk melakukannya.

2. Berdasarkan umur penggunaan barang

Upaya pemeliharaan menurut umur penggunaan barang dapatdilihat dari dua aspek:

a. Usia barang secara fisik

Setiap barang terutama barang elektronik atau mesin mempunyai batas waktu tertentu dalam penggunaannya.

Untuk peralatan dan mesin kondisi usang itu sangat relatif, oleh karena itu perlu disepakati batas-batasnya. Kalau sebuah mesin kapasitasnya dikatakan 100 % pada waktu baru, maka pada kondisi usang kapasitas total adalah 0 %.

b. Usia barang secara administratif

Dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari jarang ditemui barang yang keadaannya secara fisik telah 0 %, sebab kalau terjadi hal yang demikian jelas telah mengganggu kelancaran

kegiatan dalam organisasi. Oleh karena itu biasanya barang dalam kondisi yang kapasitasnya lebih kurang 50 % sudah diusulkan untuk dihapus, karena hanya mempersempit ruangan saja dan biaya perawatannya juga akan lebih besar.

Misalnya pemakaian barang yang berwujud seperti kendaraan dinas dengan jangka waktu selama 5 tahun.

3. Pemeliharaan dari segi penggunaan

Barang yang digunakan harus sesuai dengan fungsinya sehingga dapat mengurangi kerusakan pada barang tersebut. Misalnya, penggunaan komputer yang digunakan untuk keperluan kantor, bukan untuk yang lainnya.

4. Pemeliharaan menurut keadaan barang

Pemeliharaan yang dilakukan menurut keadaan barang dilakukan

terhadap barang habis pakai dan barang tak habis pakai.

a. Pemeliharaan untuk barang yang habis pakai terutama ditujukan pada saat penyimpanan sebelum barang tersebut dipergunakan.

b. Pemeliharaan terhadap barang tahan lama seperti:

1) Mesin-mesin

Mesin-mesin memerlukan pemeliharaan sehari-hari dan pemeliharaan berkala. Pemeliharaan sehari-hari dilakukan oleh pegawai yang diserahi tugas dan tanggung jawab

terhadap alat-alat tersebut. Misalnya untuk mesin-mesin kantor selalu harus dibersihkan dari debu, disikat pada bagian yang perlu disikat, menutup kembali setelah

dipergunakan. Untuk mesin pembangkit tenaga listrik perlu diperiksa alat pelumas dan alat pendingin.

Pemeliharaan alat harus sesuai dengan ketentuan pabrik.

2) Kendaraan

Untuk kendaraan bermotor diperlukan pemeliharaan sehari-hari, berkala, dan perbaikan terhadap kerusakan dengan cara:

– Membersihkan kendaraan

– Memeriksa air radiator

– Memeriksa minyak motor

– Membersihkan dan memeriksa air accu

– Jika terdapat kerusakan. melaporkan ke unit yang

mengurus kendaraan untuk mendapat perbaikan.

3) Alat-alat elektronika

Alat-alat elektronika memerlukan pemeliharaan seharihari dan pemeliharaan berkala. Cara pemeliharaannya sama dengan pemeliharaan mesin-mesin kantor. Untuk

beberapa peralatan tertentu cara pemeliharaannya ditentukan oleh pabrik yang memproduksi.

4) Buku-buku

Pemeliharaan terhadap buku-buku dilakukan setiap hari dan berkala. Pemeliharaan setiap hari dilakukan dengan jalan membersihkan buku-buku tersebut secara berkala dengan melakukan penyemprotan obat anti hama untuk waktu-waktu tertentu.

5) Meubiler

Pemeliharaan mebiler pada garis besarnya hanya memerlukan pemeliharaan sehari-hari dan perbaikan jika terjadi kerusakan.

6) Alat-alat laboratorium

Pemeliharaan terhadap alat-alat laboratorium memerlukan pemeliharaan sehari-hari dan untuk sebagian memerlukan pemeliharaan berkala. Khusus untuk alat-alat yang mudah pecah harus diperhatikan mengenai penempatan alat-alat tersebut dengan cara membuatkan kotak-kotak khusus. Sebagian besar dari kewajiban pemeliharaan alat

laboratorium dilakukan oleh tenaga tehnis bukan tenaga administratif.

7) Gedung-gedung

Gedung-gedung memerlukan pemeliharaan sehari-hari. Untuk perbaikan berkala misalnya setiap tahun dilakukan pengapuran dan perbaikan terhadap kerusakan. Perbaikan terhadap kerusakan dapat berupa perbaikan ringan yaitu terhadap kerusakan kecil-kecil dan perbaikan berat misalnya rehabilitasi. Perbaikan sehari-hari, pemeliharaan berkala dan perbaikan ringan dibebankan pada anggaran rutin, sedang untuk rehabilitasi biayanya pada anggaran pembangunan. Pemeliharaan gedung sekolah menjadi tanggung jawab kepala sekolah. Penjaga/pesuruh sekolah adalah orang yang bertugas sehari-hari dalam memelihara kebersihan, keamanan, dan berada dibawah pengamatan kepala

sekolah. Perlu disadari bahwa mencegah kerusakan lebih muda dari memperbaiki kerusakan.

8) Pemeliharaan ruang kelas

– Setiap kelas dibentuk tim piket kelas yang secara bergiliran bertugas menjaga kebersihan dan ketertiban kelas

– Setiap tim piket kelas yang bertugas hendaknya menyiapkan dan memelihara perlengkapan kelas.

9) Pemeliharaan tanah sekolah

Pemeliharaan terhadap tanah sekolah berupa pemagaran/pemberian tanda batas dan pembersihan.

Pelaksanaan pemeliharaan tanah sekolah meliputi:

– Pagar sekolah

Pagar sekolah diusahakan dengan tinggi minimal 185 cm dibuat dari tembok bata atau besi atau kombinasi keduanya, tidak membahayakan keselamatan siswa, bukan tempat memanjat dan tempat melompat siswa.

– Taman sekolah

Taman sekolah direncanakan minimal sepertiga luas tanah sekolah, bisa ditanami tanaman tahun atau buah-buahan, tanaman bunga, rumput sehingga

dapat digunakan kawasan areal hijau sekolah.

– Tempat upacara

Lapangan tempat upacara sebaiknya dikeraskan dengan semen/aspal agar pada waktu musim hujan tidak becek dan pada musim panas tidak berdebu

yang dapat mengganggu kesehatan.

– Lapangan olah raga

Lapangan untuk senam, basket, bola volli, bulu tangkis, perlu diperhatikan pemeliharaan dan pengaturan pemakaiannya secara bergantian dan sebaiknya dibuatkan jadwal pemakainnya.

E. Hal-hal yang Perlu diperhatikan Sehubungan dengan

Pemeliharaan/ Perawatan Persekolahan

1. Tenaga kerja/tenaga sukarela

a. Guru dan murid

b. Tenaga gotong royong/swadaya masyarakat

c. Pekerja harian lepas/musiman

d. Pekerja harian tetap, antara lain penjaga sekolah

2. Alat dan bahan

a. Alat, seperti lap untuk pembersih, sapu lantai dan sapu lidi,

peralatan kayu, ember, peralatan tembok/batu, kuas cat,

amplas, dan lain-lain.

b. Bahan, seperti batu bata, pasir, semen, air, cat, genteng,

paku, pelitur, seng, dan lain-lain.

3. Jenis atau spesifikasi barang, ada yang perlu perawatan

secara rutin ada juga yang hanya dilakukan secara berkala.